En este artículo vamos a ver los tipos de sistemas ERP que podemos encontrar, sus características y ejemplos, y consejos para escoger uno u otro según las necesidades de la empresa. Si ya sabes un poco del tema y quieres profundizar más, te recomendamos leer la guía gratuita que te mostramos a continuación, donde verás de forma completa las ventajas e inconvenientes de cada tipo y descubrirás los mejores consejos para aplicar en el momento de tu elección.
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Entre las soluciones informáticas más comunes para las empresas, podemos encontrar múltiples ejemplos de ERP. Del inglés Enterprise Resource Planning (sistema de planificación de recursos empresariales), un ERP es un software de gestión empresarial que permite planificar y controlar los procesos y recursos de negocio de una empresa.
Se trata de conseguir que todos los datos de la compañía estén integrados y conectados. Por ejemplo, una operación en Valencia se refleja automáticamente en el departamento administrativo de Barcelona y se notifica a su vez a los almacenes de stock situados en Polonia. Contar con un ERP facilita enormemente la trazabilidad de las operaciones y con ello la resolución rápida de problemas. En definitiva, un ERP bien gestionado optimiza los procesos de la empresa, da acceso a la información a todos los actores que la necesitan y agiliza la respuesta de cara al cliente.
Es importante tener en cuenta que el concepto de ERP va más allá del software, ya que debe reflejar los procesos de una empresa y adaptarse a ellos como un traje a medida para poder funcionar de manera óptima. Como curiosidad, cabe mencionar que los antecedentes de estos programas están en la automatización de los procesos de guerra durante la II Guerra Mundial, que dio origen a las primeras computadoras.Características del ERP
Las dos características principales que diferencian a los ERP de otros programas de gestión empresarial es que son modulares y configurables:
- Modulares: los ERP cuentan con diferentes programas o módulos que gestionan los diferentes departamentos de la empresa, tales como ventas, marketing, almacenes o recursos humanos. Todos estos módulos comparten información en torno a una base de datos común que vertebra el funcionamiento del ERP.
- Configurables: los ERP deben poder modificarse para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa, por ejemplo, a la hora de gestionar el inventario o los puntos de venta. Por eso es necesario que el ERP se pueda configurar para adaptarse a diferentes organizaciones y procesos, teniendo en cuenta además que las necesidades de una misma empresa varían a través del tiempo.
Ventajas de instalar un ERP
Antes de valorar la contratación de esta clase de servicio para tu empresa debes conocer los beneficios de su uso:
- Permite rentabilizar procesos, porque planifica los tiempos y las tareas para que tus trabajadores sean lo más productivos posible.
- Son totalmente personalizables, teniendo en cuenta las características de cada empresa.
- Hay soluciones con costes muy bajos basados en el presupuesto total de un negocio.
- Mejora la comunicación interna, creando apoyos entre diferentes departamentos.
- Permite controlar operaciones de forma más sencilla.
- Reduce los costes de diferentes actividades.
- Mejora la eficiencia general de la empresa.
Aspectos a tener en cuenta antes de instalar un ERP
Además de las ventajas, hay que estudiar los posibles inconvenientes o problemas que pueden surgir durante su uso:
- Requiere un tiempo de diseño e instalación: En el caso de los software diseñados para una empresa concreta, se requiere un periodo de creación e instalación antes de poder ser utilizado.
- Tiene unos costes fijos o periódicos que hay que contemplar.
- Necesita ser actualizado.
- Algunos necesitan conexión a Internet.
- Se requiere un equipo físico para su funcionamiento.
- Puede generar problemas de privacidad.
Es por ello que para evitar estos y otros inconvenientes hay que escoger de forma óptima el tipo de servicio que se va a usar en la compañía, basándose en los diferentes tipos de ERP que hay actualmente en el mercado, las necesidades de la empresa y prestar siempre atención a qué producto estamos contratando. Para que puedas utilizar esta información en la toma de decisión, queremos contarte cuáles son los tipos de ERP más usados.
Tipos y ejemplos de ERP
Existen dos grandes clasificaciones a la hora de hablar de tipos de software ERP: según su diseño y según su instalación.Según su diseño: ERP a medida o predefinido
El software a medida supone crear un sistema de ERP desde 0 para una empresa en particular. Es una solución más costosa y que exige encontrar a la compañía adecuada para llevarla a cabo, pero a cambio ofrece la máxima adaptabilidad.
Por el otro lado, las soluciones estándares o modulares son más baratas y rápidas de implantar. Se contratan en base a módulos o paquetes en función de las necesidades de cada empresa; existen incluso soluciones prediseñadas para un tipo de empresa muy concreto, por ejemplo bodegas. El software concreto a escoger estará en función del tamaño de cada empresa:
- Empresas grandes: los más comunes son SAP y Microsoft Dynamics.
- PYMES: Microsoft Navision, SAGE X3, SAP Business One, A3 ERP.
- Para empresas pequeñas y medianas, existen muchas posibilidades para crear un ERP en la nube o a través de software libre como por ejemplo Open ERP.
Según su instalación: ERP en local o en la nube
La segunda tipología se refiere a la forma en la que va a estar instalado el software. Algunos programas de este tipo se realizan en local, es decir, que se instalan en el entramado informático de la propia empresa para que pueda ser utilizado en uno o varios equipos dentro de la sede del negocio.
En cambio, una solución en la nube supone la ventaja añadida de que se puede usar desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet, porque está ubicado en un servidor concreto. Esto significa que su funcionamiento no se reduce solamente a la sede de la empresa, sino que permite una mayor versatilidad en este sentido.
¿Cómo escoger una u otra solución de ERP?
Esto va a depender fundamentalmente de las necesidades de tu negocio y también de tu presupuesto, por eso antes de elegir una u otra opción debes estudiar bien las opciones que tienes a tu disposición.Muchas empresas se dejan llevar por la importancia de disponer de un ERP en su línea de negocio y se precipitan en su elección, por eso antes de hacerlo es importante que te hagas preguntas como estas:
- ¿Cuáles son mis necesidades concretas?: Si eres una gran empresa o trabajas en un sector concreto con características muy marcadas, tal vez necesites un software hecho a medida, pero si estás empezando o tus necesidades son más acotadas, quizás puedas conformarte con uno prediseñado.
- ¿Cúal es mi volumen de trabajo?: Esto va a influir en el tipo de producto que elijas, con más o menos módulos e incluso con una suscripción más amplia que te permita disfrutar de más recursos.
- ¿De qué presupuesto dispongo?: Este es un aspecto importante a la hora de pensar en una u otra solución. Aunque hay servicios de ERP prediseñados que son muy asequibles, tienes que hacer un estudio de rentabilidad que te permita disfrutar de la mejor calidad sin salirte del presupuesto.
- ¿Qué departamentos tiene mi empresa y cómo trabajan?: Dar respuesta a esta pregunta te ayudará a elegir los módulos que necesitas para tu ERP, así que tienes que valorar tanto los departamentos con los que cuenta ahora como la posibilidad de añadir módulos en base al crecimiento de tu negocio.
De esta forma, podrás encontrar un ejemplo de ERP que cumpla con todas estas premisas y te garantice un trabajo rentable y un retorno de la inversión.
Para saber más sobre este tema, también te recomendamos la lectura de esta guía gratuita para que así puedas elegir con acierto el tipo de ERP más adecuado para tu empresa: https://mkt.apser.es/contenido-no-activo
