¿Qué tiene que tener un programa de contabilidad para pymes?
La contabilidad es una de las áreas fundamentales de cualquier empresa ya que su buena gestión es la que asegura la supervivencia de la misma en el futuro. Se trata de una tarea ardua, no lo vamos a negar, y para muchos empresas el camino se hace muy cuesta arriba tanto por conocimientos como por tiempo. Perder tiempo, significa perder dinero. Los empresarios deben invertir la mayoría del tiempo de trabajo en lo que generar negocio para la compañía. Los programas de contabilidad para pymes se presentan como una buena alternativa para realizar todas tareas.
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La elección de un programa de contabilidad para pymes es una decisión crítica. Para elegir bien debemos tener en cuenta algunos factores como el tamaño de la empresa, el sector, el tipo de procesos de negocio y que gastos genera la contratación de empleados.
A continuación ver algunos tips para que el proceso de elección del software de contabilidad sea lo más sencillo y al mismo tiempo riguroso posible.
- Un programa de contabilidad para pymes debe ser capaz de ofrecer la posibilidad de realizar informes de carácter financiero, fiscal, de deudas y pagos, el flujo de caja, los estados mensuales, informes de cuentas relativas a ganancias y pérdidas y por supuesto, el balance. El software a elegir debe ser capaz de realizar todas estas tareas (o en su defecto la mayoría de ellas) de forma sencilla y eficiente.
- Los programas de contabilidad demasiado complejos, aún teniendo todas las funcionalidades requeridas, retrasan más que ayudan ya que requieren tiempos de aprendizaje mucho mayores. Hemos de buscar un programa cuya interfaz y funcionalidades sean fácilmente asimilables por aquellas personas que vayan a utilizarlo de forma habitual, sin necesidad de largos periodos de capacitación.
- Otra de las premisas es la evaluación de necesidades de la empresa en lo que se refiere a contabilidad. Esto evitará caer en la adquisición de soluciones sobredimensionadas que se infrautilizarán y que por tanto será una inversión con bajo rendimiento. Debemos pensar en si existen necesidades y prioridades de la empresa.
- Encuentra soluciones personalizables que hagan más sencilla la adaptación de la herramienta a las necesidades de la compañía. En el mercado existen soluciones estándar, en las que al final es la empresa la que tiene que acabar adaptándose a la herramienta, con las consecuencias a nivel de productividad que esto implica. Lo mejor es valorar soluciones que integren un alto nivel de personalización, aunque dicha personalización implique la contratación de personal especializado.
- Ten visión a largo plazo. Las tecnología evoluciona cada vez más rápido. Tener la solución más actualizada será casi un deber. En ese sentido, la mejor opción es la contratación del software como servicio a través de un proveedor. Estos proveedores se encargarán de la actualización y mejora del programa de contabilidad para pymes sin que están tengan que realizar ninguna operación a mayores.
- Una vez encontrado un número adecuado de opciones a valorar, realizaremos una hoja de cálculo y rellenaremos los campos: nombre, website, contacto, qué módulos o funcionalidades incluye, licencias, tiempo de aprendizaje, nivel de soporte, empresas referente que lo utilicen.
Por último, es importante recordar que el coste de un programa de contabilidad para pymes no está en sus licencias. Lo importante será el tiempo de implantación y aprendizaje por parte de las personas que lo utilizarán. Es decir, «¿cuánto tardará el programa en ser totalmente funcional para la empresa?» es la pregunta que el empresario debe realizarse.
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