Email…¿amigo o enemigo de la productividad?
Viernes, 19:05 de la tarde. A punto de acabar la semana. ¿Cuántos medimos la eficiencia del trabajo de la semana por el número de emails que me quedan por “procesar” o atender en mi bandeja de entrada? Seguro que muchos, y por desgracia es un gran error de nuestros días del que es difícil deshacerse.
Hace no mucho leí que la típica “bola de hierro” a la que encadenaban los esclavos americanos, en inglés se le llamaba “Blackberry”. La verdad es que no se si es una leyenda urbana o no, pero tiene todo el sentido.
Cada día somos, conscientemente o no, más esclavos de nuestro email y de los smartphones que tanto nos gustan (perdón por generalizar pero seguro que el error de esta afirmación es muy bajo).
También somos esclavos de la electricidad y nadie piensa que sea malo, mi pregunta es ¿la esclavitud del email instantáneo es buena o mala?. Centrándome en el personal que trabaja en TI, creo que esta esclavitud es mala y que afecta a nuestra productividad negativamente.
- Tendemos a pensar que cuantos más mails responda más eficientes somos, pero no suele ser así.
- En el email no solemos priorizar adecuadamente, priorizamos en base a lo último recibido y no analizamos en detalle si puede/debe esperar o no.
- Escribimos mails que nos cuestan 15 minutos y podríamos reducirlos a 5 si hubiéramos hecho una llamada y mandado un email de resumen.
- Los avisos de nuevo email nos rompen “el foco” y dejamos de trabajar en las tareas previamente planificadas.
- Responder “en caliente” suele generar respuestas no todo lo correctas que deben ser, mejor tomarlo con calma.
Es muy recomendable tener en mente buenos hábitos e incorporarlos progresivamente a nuestra rutina:
- Usar más teléfono y menos email
- Desactivar los avisos de email que nos descentren
- No atender el correo inmediatamente, se acostumbra mal a los interlocutores. Si alguien tiene algo urgente que use el teléfono
- Si es posible, dedicarle 10 minutos al email cada hora, pero no tenerlo abierto de manera continua.
Esto es un mal de nuestro tiempo y prueba de ello es que poco a poco van apareciendo herramientas orientadas a que el correo se chequee no en tiempo real, sino cada hora, dos horas, etc.
Al igual que un incorrecto uso del email, de manera inadvertida muchas veces no realizamos las tareas de la mejor manera. Intentemos mejorar no solo en el ámbito técnico sino en el organizativo. Un poco de ITIL, organización por procesos,metodologías ágiles, siempre viene bien y es un valor añadido a nuestro curriculum vital.
Marquémonos objetivos e intentemos que el email sea una de nuestras herramientas para nuestro trabajo y no un obstáculo.
