Cómo elegir programas de facturación y presupuestos para tu pyme

«¿Qué sistema voy a usar para llevar la contabilidad de la empresa?». Aunque a veces no se le da toda la importancia que merece, esta es una de las primeras preguntas que debería hacerse todo autónomo o fundador de una pyme. Y es que un buen sistema de facturación permite tener mejor controladas las finanzas de la empresa, ahorrar muchísimo tiempo de gestión y prevenir errores que pueden costarnos dinero (y, de nuevo, tiempo). Hacerse con un Excel para llevar la contabilidad está desfasado, no digamos ya recurrir a documentos en papel. Para resolver esta necesidad, lo más razonable es buscar programas de facturación y presupuestos que se adapten a nuestras necesidades. Hoy te damos algunas pautas para elegir el tuyo. Si estás interesado en este tema, también te recomendamos la descarga de forma gratuita de nuestra guía:

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Programas de facturación y presupuestos: mejor en la nube

De manera sencilla, podemos definir un programa de facturación y presupuestos en la nube como aquel al que se puede acceder con un navegador y una conexión a Internet. Una de sus ventajas más importantes es obvia: podemos acceder a la contabilidad de la empresa desde cualquier dispositivo y lugar. Esto nos permite resolver problemas de manera mucho más rápida y tener los datos completamente integrados entre los diferentes usuarios. Otras ventajas de este sistema son:

Acceso a todas las funcionalidades necesarias de manera integrada desde un mismo lugar: facturación, contabilidad, presupuestos, impuestos, órdenes de compra…

Respaldo automático de facturas electrónicas y creación de un catálogo de clientes a medida que incorporamos sus datos en las facturas.

No requiere instalación en diferentes ordenadores ni compra de licencias. En algunos casos puede haber un pequeño ejecutable para el ordenador, pero los datos se almacenan en la nube. Esto también disminuye el riesgo de perderlos si le ocurre algo al equipo.

Resulta más económico que las soluciones tradicionales, ya que normalmente se basa por un sistema de pago por uso (al mes o al año). Casi todos los programas de este tipo disponen de pruebas gratuitas de 15 o 30 días y algunos incluso cuentan con una versión básica gratis.

Permite aumentar o disminuir fácilmente el número de usuarios.

Otros puntos a tener en cuenta para elegir el programa de facturación

Dentro del gran número de programas en la nube existentes, debemos escoger el que mejor se adapte a nuestras necesidades. Estos son algunos aspectos que conviene tener en cuenta:

Lo ideal es que el programa incluya los últimos cambios legislativos en España y se actualice cuando se produzcan novedades (por ejemplo, el reciente cambio en el IRPF aplicable a autónomos).

Debemos tener en cuenta aspectos como el número de empleados o el inventario. Como es lógico, si necesitamos mayor almacenamiento y gestión de usuarios también tendremos que pagar una cuota superior en la mayoría de los casos.

¿El programa cuenta con soporte técnico y ayuda al usuario?

¿Te parece intuitivo y fácil de usar a primera vista? Recuerda que siempre puedes optar por contratar la versión de prueba de varios programas para hacer comparaciones.

Escalabilidad: si mañana mi empresa pasa de tener 3 empleados a 30, ¿podría seguir usando este programa o tendría que mudarme a otro? En el segundo caso, ¿puedo recuperar mis datos fácilmente?

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