Si haces un balance de todos los gastos a los que tiene que hacer frente tu empresa seguro que tienes en cuenta materia prima o los servicios utilizados, gastos de producción, de distribución o de promoción, pero también otros que ayudan a mantener al día las tareas de tu negocio. Las funciones administrativas son necesarias en todas las empresas, porque permiten estar al día con las cuentas del negocio y también con las obligaciones tributarias que todas las compañías contraen. De hecho, la contabilidad es un aspecto fundamental del funcionamiento tanto de particulares individuales como de empresas grandes y pequeñas.
Las facturas que emites y que recibes tienen que ser guardadas y gestionadas en cada periodo previsto no solo para hacer un balance de la actividad realizada, sino también para poder presentar los correspondientes impuestos. Muchas empresas, para ahorrar tiempo en este sentido y además asegurarse de que realizan las gestiones de forma adecuada contratan una empresa externa que se encargue de estas funciones. Esto suele suponer un desembolso de dinero importante, aunque depende, por supuesto, de las necesidades propias de cada compañía.
Así, a pesar de que las empresas que prestan esta clase de servicios intentan buscar soluciones personalizadas y adaptarlas al presupuesto de cada negocio, suele ser un gasto que muchas empresas apuestan por eliminar, y para ello hay opciones muy interesantes. Antes, vamos a resumir las razones por las que una empresa podría necesitar un servicio externo de este tipo.
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¿Por qué las empresas apuestan por delegar la contabilidad?
Llevar las cuentas, contabilizar las facturas y presentar impuestos suele ser una tarea repetitiva y para la que hace falta tiempo. Muchas empresas no cuentan con los conocimientos necesarios para ello o no quieren invertir horas en realizarlo, por eso contratan a proveedores externos que les ayuden con estas funciones. Pueden hacerlo en periodos concretos, como la presentación de liquidaciones de impuestos, o disponer de un servicio permanente. Esto va a depender de las necesidades y del propio presupuesto de la compañía. Aún así, hay que tener en cuenta que esto es un gasto adicional al que no todos los negocios pueden hacer frente, por eso algunas compañías buscan soluciones con las que no renunciar a este servicio pero hacerlo de forma más barata.
Hoy queremos hablarte del software de facturación, una opción muy rentable y que te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzos sin necesidad de hacer una inversión tan grande como en el caso anterior.
¿Qué es un software de facturación?
Se trata de un programa orientado a hacer las gestiones de contabilidad pertinentes en formato digital. Esto permite no solo ahorrar recursos como papel, espacio de almacenamiento y tiempo, sino también evitar problemas como pérdidas de información y hacer más sencillo del proceso. Normalmente se componen de una interfaz que puede ser modificada por el usuario para adaptarla a las necesidades de la empresa en la que se pueden encontrar diferentes secciones, como facturas emitidas, recibidas, gastos o presentación de impuestos.
Cuando la empresa tenga que emitir una factura podrá hacerlo de forma sencilla eligiendo formatos predefinidos o creando uno al efecto. Lo mismo ocurre con las recibidas, que se pueden almacenar fácilmente para evitar pérdidas. Estas son algunas de sus ventajas:
Beneficios de un software de facturación para tu empresa
Toma nota de las ventajas de contratar un software de facturación para tu negocio:
- Ahorra tiempo: Porque no tendrás que hacer las facturas a mano ni contabilizar las recibidas.
- Ahorra dinero: Porque tampoco necesitarás contratar una compañía externa que te ayude en estos temas y podrás hacerlo tú mismo o delegarlo en algún trabajador de confianza.
- Ahorra espacio: Ya no tendrás que habilitar grandes archivadores con facturas que ocupan estanterías y estanterías, porque todo estará guardado en el programa y podrás acceder a la información siempre que quieras.
- Existen soluciones en la nube: Muchos software de facturación se encuentran ubicados en la propia red, así que contienen todos los beneficios de este tipo de gestión. Podrás ahorrar almacenamiento en los equipos, podrán acceder varias personas con sus credenciales y lo mejor: crea copias de seguridad automáticas para que no tengas que preocuparte de perder datos o información importante. Además podrás acceder a los datos desde donde quieras.
- Puedes ver un resumen de tu contabilidad en cualquier momento, gracias a los informes que puedes sacar cuando quieras. Así harás un seguimiento total de las actividades de tu negocio y podrás tomar decisiones de forma más sencilla.
- Hay opciones personalizadas para tu empresa: Que tienen en cuenta tus necesidades concretas. Incluso podrás modificar la interfaz para observar en todo momento los datos que prefieras.
- Podrás llevar un registro de tus clientes y proveedores: Introduciendo sus datos para futuras facturas pero también viendo el volumen de actividades que llevas a cabo con ellos.
- Tendrás la oportunidad de presentar impuestos fácilmente: Algunas de estas herramientas incluyen funciones como la recopilación de datos concretos que puedes subir directamente a la web de la Agencia Tributaria o a sus programas de gestión para ahorrar tiempo y dinero a la hora de liquidarlos. Así no tendrás que contratar a ninguna empresa para realizar tus trámites con Hacienda.
- Son muy baratos: Algunos incluso tienen opciones gratuitas, así que valora diferentes opciones para quedarte con la que más se adapta a lo que necesitas y la que te de los mejores servicios.
Contar con un software de facturación te va a permitir gestionar tu contabilidad de forma muy sencilla, ya que están creados para que cualquier persona, tenga o no conocimientos en la materia, pueda obtener los mejores resultados. Además, evita que tengas que contratar a una compañía externa para que gestione estos servicios y eso te permitirá evitar gastos a mayores en el presupuesto.
Los software de facturación son una alternativa cada vez más valoradas por empresas de todo el mundo, y en la actualidad hay tipologías muy diferentes para que puedas valorar y escoger la que más se adapte a lo que buscas. Solo tendrás que tener muy claras tus necesidades y estudiar las características de cada uno para ver resultados muy rápidos.
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