Cuando una empresa nace, necesita pensar en una serie de aspectos que permitan hacer lo más rentable posible el trabajo diario. Es importante que hagas las gestiones de cada día lo más rápido posible, para ahorrar tiempo y también esfuerzo, y que pongas en marcha estrategias que te permitan poner en común el trabajo de varios departamentos para caminar hacia un objetivo común.
Hoy queremos tratar el tema de la comunicación empresarial, tanto la que se realiza de forma interna dentro de la compañía como la que se lleva a cabo con receptores externos. Uno de los métodos más utilizados por las empresas a la hora de comunicarse es, junto al teléfono, el correo electrónico. Queremos hablarte de las ventajas de utilizarlo, los principales proveedores y el impacto que tiene sobre el trabajo en la compañía.
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Ventajas de usar el correo electrónico de la compañía
Que mejora las relaciones con los proveedores y clientes está claro, porque permite establecer una conversación ágil, enviar archivos y hacer un seguimiento de las respuestas, pero queremos centrarnos en los beneficios de hacerlo a la hora de comunicarnos con otros departamentos y con la dirección de la empresa.
Como CEO, tus responsabilidades pasan por planificar procesos de calidad y que sean lo más rentables posibles, por eso la comunicación con otros departamentos y con los encargados de ejecutar las acciones es muy importante para que todo funcione correctamente. De esta forma, conseguirás una puesta en marcha de las estrategias lo más sencilla posible y podrás hacer un seguimiento total de los procesos.
Utilizar el email en las relaciones con los departamentos te permitirá abrir canales de conversación concretos, enviar archivos y hacer el seguimiento de un proceso de trabajo para establecer un sistema de comunicación eficaz entre los trabajadores de la empresa.
Recomendaciones en el uso del email de empresa
Es importante que, como todas las acciones de la compañía, la comunicación interna se realice bajo unas normas que la hagan lo más rápida y eficaz posible. Así, lo primero que tienes que hacer es buscar un proveedor de calidad que te de el mejor servicio. Para ello tienes que tener en cuenta recomendaciones como la capacidad, la rapidez, el volumen de datos que puedes enviar y el coste. Normalmente, los servicios de hosting ya ofrecen extras de este tipo, de forma que puedes consultar a tu proveedor para que te indique los planes y tarifas disponibles. La clave está en contratar una opción que te garantice la transferencia de todo tipo de archivos, un almacenamiento completo y un buen precio.
Cuando tengas un proveedor que te de una buena opción de correos electrónicos de empresas es hora de que crees un plan que te permita establecer un protocolo de envío y recepción de emails. Lo mejor es que todos los empleados la sigan para evitar confusiones y agilizar la lectura. De esta forma, es importante que se cree, por ejemplo, un sistema de redacción de los asuntos.
También se debe formar a la plantilla en aspectos como la categorización de emails, creación de carpetas, envío y copias a otros destinatarios. Así se podrá llevar un registro de los mensajes recibidos mucho más efectivo. Existen extensiones y extras para las bandejas de entrada que pueden incluso detectar cuándo el destinatario ha leído el mensaje.
El correo electrónico es una forma de comunicación muy eficaz dentro de una empresa, aunque todos los trabajadores tienen que tener claro su funcionamiento para hacer el mejor uso de sus prestaciones. Además, dependiendo del proveedor que elijas, tendrás que configurar unos parámetros determinados para que todo funcione correctamente. Cuando tengas todo funcionando a la perfección podrás empezar a mejorar las comunicaciones dentro de la compañía.
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