Entre los primeros pasos que va a realizar cualquier responsable de departamento informático en el ámbito de la empresa va a estar la configuración de un sistema de correo adecuado. Una de las opciones más utilizadas se trata de Gmail profesional, entorno que deriva del correo electrónico de Google que conocen los usuarios, pero que mejora con algunos aspectos añadidos. Para sacar el máximo partido a la versión profesional del correo electrónico Gmail se pueden tener algunos consejos en cuenta. Se trata de una plataforma muy flexible y abierta a la mejora, por lo que estar abiertos a estas ideas puede mejorar mucho el rendimiento en la empresa.
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Configuración para unos mejores resultados
Lo primero que no hay que olvidar con la configuración de Gmail es que no hay que limitarse a tener una dirección de correo electrónico correspondiente al servidor de Google. Es posible configurar una cuenta @tunegocio.com de una forma sencilla y sin ningún tipo de complicación. Esto permite a las empresas tener el nivel de personalización que necesitan para ofrecer una sólida imagen de marca a sus socios y clientes. Además, el personalizar esta dirección no impide sacar partido a las muchas apps que se conectan de forma dinámica con Gmail, todas ellas correspondientes al entorno de Google
Pero hay más recursos de configuración. Por ejemplo, se pueden personalizar las direcciones del remitente o incorporar firmas personalizadas en el final de todos los mensajes. Para un entorno profesional y de trabajo es muy recomendable configurar una firma que incorpore los datos principales de la persona que está enviando el correo, como su nombre, cargo o número de teléfono. Es posible ajustar varios parámetros para que la firma solo aparezca en mensajes nuevos y que quede oculta en aquellas cadenas de respuestas, a fin de maximizar la comunicación y que no acabe resultando un recurso pesado.
Más eficiencia con Gmail
Uno de los aspectos en los que primero hay que instruir a los empleados de la empresa en el uso de Gmail es en las muchas ventajas que proporciona para aumentar la eficiencia del día a día. Por ejemplo, el sistema de correo electrónico de Google se enfoca hacia el orden y la comodidad por medio de su sistema de etiquetas y filtros. La intención es que los usuarios no vuelvan a encontrarse con bandejas de entrada en las que se hayan acumulado miles de correos entre los que luego sea imposible encontrar nada. Las etiquetas pueden ser muy útiles para ordenar los correos de una manera similar a como se hace con las tradicionales carpetas.
Por otro lado, los empleados que tengan determinados trabajos en el día a día y necesiten gestionar diferentes cuentas de correo electrónico, lo pueden hacer con una gran facilidad. No es necesario cambiar de pantalla, sino que todas las cuentas se unifican en una misma interfaz. Esto agiliza mucho el día a día y permite que los trabajadores no se tengan que preocupar por olvidar comprobar una cuenta específica y perder un correo que quizá necesitaba un tipo de respuesta urgente.
Aumenta la productividad
Gmail también es un recurso valioso a la hora de aumentar los niveles de productividad en la empresa. Los miembros de la misma pueden evitar hacer uso de otro tipo de software de comunicación y beneficiarse de lo que este sistema de correo proporciona para permitir iniciar video-llamadas y chats en vivo. La comunicación en tiempo real dentro de Gmail garantiza el tener más acceso a archivos, información y reducir la cantidad de programas que se mantendrán abiertos en los equipos.
Al mismo tiempo, con Gmail también es posible mantener un registro y administración más eficiente de las tareas que hay pendientes y así nunca sufrir problemas al respecto. Se pueden crear listas de trabajos, notas y otros elementos que ayudan mucho a incrementar la productividad en este sentido. Lo mismo se puede decir del beneficio de poder usar el sistema de correo cuando no tenemos ni siquiera conexión a Internet. Se pueden crear mensajes que después se enviarán en el momento en el que se reciba conexión en el dispositivo.
Por último, una de las grandes ventajas de Gmail es que permite deshacer el envío de un correo con total facilidad. Si un trabajador ha cometido el error de enviar un mensaje al departamento equivocado o incluso si ha cometido el grave error de escribir un mensaje que no debía a un cliente, solo habrá que acceder a una de las funciones del sistema para recuperar el mensaje y que desaparezca antes de que pueda ser leído.
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