Una de las primeras decisiones que tenemos que tomar en la empresa cuando requerimos sacar partido a los sistemas de almacenamiento de datos radica en si usar opciones gratuitas o de pago. Es la gran duda que se produce en el departamento informático y a la cual hay que ser capaces de dar respuesta antes de que sea tarde, puesto que no tardan en llegar momentos clave en los que esta tecnología es imprescindible. A primera vista podríamos imaginar que ninguna empresa podría mantenerse con un sistema gratuito, lo cual está en contra de la lógica en ciertos aspectos, pero quizá sería algo que tuviéramos que pensar dos veces.
Una rivalidad justificada
No tengamos miedo ni nos sintamos mal como expertos por pensar que quizá nuestra empresa tiene suficiente como la modalidad gratuita de las plataformas especializadas en el almacenamiento de archivos y datos. No tiene nada de malo. La realidad, y el primer punto a tener en cuenta, es que los servicios de almacenaje en nube ofrecen buenas opciones de suscripción de forma gratuita. No es que estemos invirtiendo pocos recursos en el bien de nuestra empresa, sino que las plataformas se esfuerzan para que incluso en la modalidad gratuita el servicio que proporcionan sea de una primera categoría. Eso no deja de lado, eso sí, que la versión gratuita delas plataformas tenga una serie de limitaciones que se pueden acabar convirtiendo en un importante obstáculo.
Uno de los principales inconvenientes de los accesos gratuitos se encuentra referido al límite de espacio que se nos proporciona. Si tenemos intención de trabajar con archivos pesados y mantenerlos activos un largo periodo de tiempo esto se puede convertir en un serio problema. Lo mismo ocurre con las limitaciones que también imponen un máximo peso por cada uno de los archivos subidos. En otros casos las plataformas de almacenamiento no se limitan a ofrecernos un espacio límite, sino que lo que hacen es proporcionarlo gratis durante un espacio de tiempo determinado. Estos sistemas, como es obvio, quedan totalmente descartados por no ser medidas en las que se pueda confiar de manera gratuita a medio o largo plazo.
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La seguridad ante todo
Hay muchas empresas, quizá más de las que podamos llegar a imaginar, que no se complican y optan por las versiones gratuitas de estos sistemas de almacenamiento. En algunos casos es bajo la supervisión del director TI, mientras que otras veces son los empleados los que eligen recurrir a ello saltándose la necesidad de contactar con el departamento técnico. Es posible que en tu propia empresa hayas sufrido que algún empleado haya optado por uno de estos servicios y que luego te haya pedido ayuda cuando se ha encontrado con un problema por falta de conocimiento. Sabrás, como experto que eres, que uno de los obstáculos de las versiones gratuitas radica en que no tienen un nivel de soporte en el cual se pueda confiar.
Empresas como Google, Dropbox o Microsoft ofrecen versiones de sus sistemas de almacenamiento en las que no hay que pagar, pero no se hacen cargo si algo va mal en el proceso de uso. ¿Y puede ir algo mal en el uso de sistemas de almacenaje? Por supuesto, dado que la tecnología 100% infalible raramente existe. Las ediciones de pago incorporan soportes de atención al cliente mucho más profundos y dirigidos a cubrir a los usuarios en todo aquello que puedan llegar a necesitar. Esta es una buena razón para plantearse este método de suscripción. También lo es que entre las características de las versiones de pago se suelan incluir el acceso a versiones modificadas de cada uno de los archivos a modo de histórico. Esto puede llegar a ser una gran ventaja a la hora de trabajar con los archivos almacenados, sobre todo si nuestra empresa encaja en un sector que se pueda beneficiar de ello.
Valorando de una forma activa estas características se pueden sacar algunas conclusiones. Las versiones gratuitas de los sistemas de almacenamiento de archivos y datos son de uso frecuente y común. Las empresas se benefician de ellos dentro de las limitaciones que proporcionan y pueden ser una buena opción para salir del paso. Pero hay que utilizarlos como medio de prueba o en situaciones en las que los requisitos y necesidades no sean altas. Para todos los demás casos, sobre todo teniendo en cuenta que las tarifas de estos sistemas se decantan por precios ajustados, es preferible contar con las versiones completas. Es así como se puede exprimir el potencial de lo que un buen sistema de almacenamiento de datos puede llegar a dar de sí.
