En anteriores ocasiones hemos hablado de cómo puede ser una importante ventaja para los departamentos TI introducir la configuración de una cuenta Gmail empresa en el entorno del trabajo. Esta tecnología es requerida cada vez por más empresas debido a sus claros beneficios, pero aún existen asuntos por tratar y puntos de vista que analizar para que podamos entender la necesidad de este tipo de recurso. En esta ocasión haremos un repaso por las características que aporta la contratación de una cuenta de Gmail para empresas de forma que podamos conocer de un vistazo rápido las claves con las que presentar la propuesta a los responsables de la dirección de la empresa. Con resumir las claves que mencionamos ellos también coincidirán en la necesidad de adoptar este servicio propuesto por Google.
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El correo como motor del negocio
Si en algo coinciden las empresas de todo el mundo, sin importar el sector al que correspondan, es en el uso frecuente que se realiza del correo electrónico. Es la herramienta más común en la actualidad, aquella que se ha transformado en el motor de cambio de cualquier tipo de entidad. Si bien hay otros recursos muy habituales para las empresas, el correo electrónico es el soporte que más se utiliza y que tiene más finalidades distintas. Por eso es importante que desde el departamento TI seamos conscientes de ello y que reforcemos las distintas opciones que ponemos a disposición de los compañeros de trabajo.
La presencia del correo electrónico no se reduce a la recepción y el envío de e-mails, sino que a través de su uso se gestionan multitud de otras operaciones. El envío de archivos concretos, la creación de un circuito de comunicación con clientes y posibles socios, así como la producción de tareas de trabajo entre compañeros de la misma empresa, se gestionan de forma común desde el correo. Es importante asegurar a los empleados de una firma que van a poder disponer del mejor rendimiento y posibilidades, y para ello la contratación del servicio de Gmail se convierte en un importante acierto.
Los profesionales que utilicen el correo de Gmail apreciarán que dispondrán de una herramienta más rápida, más eficiente y segura, con la cual no hay riesgo a perder correos electrónicos. Es la alternativa idónea para las empresas que buscan el máximo nivel de optimizado, la obtención de herramientas rápidas y el uso de un sistema que no sufra los errores habituales que arrastran otros entornos de e-mail, como la pérdida de mensajes debido a la configuración poco eficiente de filtros de correo no deseado.
La empresa dentro de Gmail
A veces se desconoce que Google tiene diseñado el servicio de Gmail para empresas de una manera que satisfaga sus necesidades reales. Lo que impide en ocasiones que una compañía opte por este sistema se encuentra en la aparente incapacidad para utilizar el nombre propio de la empresa en el nombre de la dirección de correo electrónico. Es típico ver direcciones estructuradas con el final @gmail.com en el entorno personal, y esto no es algo que deseen tener las empresas a su disposición. De todas formas, aunque este tipo de pensamiento se encuentra extendido, la realidad es que Google dispone de un sistema con el cual da opción a que los responsables TI realicen el traslado de las direcciones de correo electrónico propias de la empresa al entorno de Gmail.
Lo que significa esto es que una dirección de tipo @tuempresa.com se puede adaptar al sistema de correo electrónico de Gmail sin que haya que sacar partido a la extensión @gmail.com. Una vez realizada la pertinente configuración, los usuarios podrán seguir usando su dirección de correo @tuempresa.com sin ningún tipo de inconveniente. El cambio se encontrará en que toda la gestión del correo se realizará en los servidores de Google, lo que significará tener confianza absoluta en su eficiencia, rapidez y seguridad.
No menos importante, no hay que olvidar los beneficios añadidos de introducir el correo de la empresa en el entorno de Gmail, como tener acceso interconectado con los demás servicios que proporciona Google. La suite de recursos y aplicaciones de la empresa se convierte en un buen punto de apoyo para proporcionar a los empleados una amplia serie de posibilidades. Google Drive o Google Hangouts son algunas de estas soluciones adicionales que aseguran el disponer de motivos añadidos para adaptar toda la infraestructura de correo de la empresa a la gestión que proporciona Gmail, la cual, por otro lado, resulta una propuesta económica y sugerente.
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