Los beneficios que se pueden obtener de trabajar con Google Cloud son numerosos, tanto en lo relacionado con el rendimiento de la empresa como en simplificación de tareas desde el departamento TI. Una de las acciones que más hondo han calado entre los técnicos ha sido la configuración de Gmail dominio propio, que permite obtener el mejor rendimiento para las direcciones de correo electrónico. Con este servicio se puede tener lo mejor de los dos mundos. Por un lado: la solidez de los servidores de correo de Google, en los que se tiene la máxima seguridad de que todo funciona de forma adecuada. Por otro lado: la disponibilidad de una cuenta de correo electrónico con el dominio personalizado de la empresa, como por ejemplo @tuempresa.com.
Esta es la forma de aprovechar todas las ventajas de la tecnología de correo electrónico de Google, que son numerosas, sin abandonar el branding que requiere el uso de una cuenta de email personalizada. Se trata de un proceso sencillo de configurar y económico para la empresa, por lo que hay pocos motivos por lo que no se deba recomendar a la hora de simplificar los procesos de gestión del correo electrónico.
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Configuración rápida y sencilla
Teniendo en cuenta que nuestra empresa ya dispone de su propio dominio, el primer paso a seguir será crear una cuenta de Google Apps para vincular con esa dirección de empresa. La creación de esta cuenta de Google Apps es un proceso rápido y no requiere ningún tipo de complicación. Solo hay que introducir algunos datos de la empresa, seguir los pasos que se indican y esperar la confirmación. Para comenzar a utilizar la cuenta de Google Apps recién creada habrá que verificar la autenticidad del dominio, paso que será imprescindible, dado que evitará que personas sin relación con la empresa traten de beneficiarse de este tipo de tecnología.
El proceso de verificación no es complicado y realmente no se aleja en exceso de lo que es habitual a la hora de verificar dominios en otro tipo de servicios. Para ello hay que descargar un archivo .html que después habrá que subir mediante acceso FTP a la carpeta raíz del dominio de nuestra empresa. Esto permitirá que cuando volvamos a Google Apps y demos la orden de verificación al sistema, este no tenga problemas en encontrar el archivo en nuestro servidor y confirmar la autenticación.
Una vez pasado este requisito solo hay que entrar en la opción de Configurar tus Apps. Aunque la pléyade de posibilidades que se ofrece a los técnicos en Google Apps es amplia, en este caso solo concentraremos nuestra atención sobre Gmail. Por eso nos tenemos que asegurar de que la opción de este correo electrónico está activada. Será así como crearemos el vínculo entre el dominio y el servicio de correo de Google. Antes de salir recomendamos activar otros de los servicios a los que da acceso Google Apps y que se han convertido en piedras angulares de la relación de los usuarios con la nube de la empresa.
Y con esto casi se ha terminado el proceso. Ahora accede al dominio de tu empresa y crea un sistema de redirección del Mail Exchange propio que tenga hacia el de los servidores gestionados por Google. Configura el registro MX en base a las características de tu proveedor, acaba la configuración con los pasos que se te soliciten al volver a entrar en Google Apps y ya estarás utilizando el correo electrónico a través de Gmail.
Beneficios en el entorno de la empresa
Las ventajas de utilizar esta configuración de correo electrónico son muy variadas. El informático tiene la posibilidad de dejar atrás muchos problemas. ¿Se habían producido anteriormente errores en la recepción o el envío de mensajes? ¿Había problemas de spam o con la bandeja de correo no deseado? ¿Simplemente había mensajes perdidos en el limbo? Ese tipo de situaciones, que llegan a ocupar mucho más tiempo del que se puede imaginar, desaparecen en su totalidad al configurar el correo a través de Google. El motivo de ello es que es la propia Google la que se ocupa del mantenimiento y de asegurarse de que todo funciona de forma adecuada.
Además, tiene otros beneficios. Por ejemplo, disponibilidad en cualquier lugar y en todo dispositivo, copias de seguridad que se realizan de manera automática, opción para combinarlo con otros servicios, como videollamadas, y una interfaz y sistema muy familiar para los usuarios. El rendimiento también está a la altura, dado que el índice de disponibilidad es del 99,9%, disponiendo además de un eficiente buscador, de filtro antispam inteligente y de compatibilidad con Google Drive para la gestión de adjuntos.
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