Las compañías utilizan constantemente el correo electrónico para sus comunicaciones, porque es una forma rápida, sencilla y barata de mantener una relación con clientes, proveedores o incluso de forma interna dentro de la propia compañía. La mayoría de las empresas utilizan servidores conocidos a los que pueden acceder a través de la red y abrir una cuenta gratuita, o que incluso ofrecen alternativas empresariales de calidad. A pesar de que sus ventajas son claras, hoy queremos hablarte de algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de utilizar un correo de empresas.
Tips de seguridad en el correo electrónico de empresas
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A pesar de que la mayoría de los proveedores, como Yahoo o Gmail ya cuentan con sistemas de protección avanzados para sus usuarios, es importante que a la hora de trabajar conozcas los principales peligros e intentes evitarlos con sencillos consejos:
- Lee las condiciones antes de aceptar el contrato: Este paso es crucial para asegurarte de que conoces todo lo que implica tu utilización del servicio. Muchas personas no leen las condiciones detenidamente y esto puede provocar problemas a la larga, bien porque se desconocen algunos puntos o porque se han aceptado cláusulas abusivas.
- Construye contraseñas robustas: La mayoría de servicios de correo de empresas a través de Internet requieren de unas credenciales de acceso para comprobar la identidad del usuario. Para ello, te recomendamos que elijas contraseñas que contengan letras y números y que no respondan a preguntas obvias sobre tu personalidad o tu empresa. Además, es importante que formes a tus trabajadores en la creación de credenciales robustas para que ellos también elijan una que sea complicada de adivinar.
- No des acceso a todo el mundo: Nos referimos sobre todo a direcciones genéricas de la empresa. Está bien que cada trabajador cuente con su dirección personal para comunicarse con clientes, proveedores o con otros empleados, pero las que sean de uso genérico deben estar protegidas.
- Usa extensiones de contraseñas: Existen extensiones y complementos de navegadores que te permiten acceder a una cuenta de correo sin necesidad de conocer la contraseña. En relación con el punto anterior, es muy útil para dar un acceso puntual a un trabajador.
- No te fies de los correos electrónicos sospechosos: Es una de las formas más utilizadas de estafa. Los ladrones de datos envían correos haciéndose pasar por entidades oficiales reclamando datos. No hagas ninguna acción sin comprobar que te lo envía el destinatario oficial.
- No descargues archivos adjuntos que no conoces: Y por supuesto, enseña a tus trabajadores a evitarlo. Muchos contienen programas maliciosos que podrían infectar los equipos de trabajo, robar contraseñas o información y causar perjuicios a la compañía, por eso debes evitar incluso abrir los emails de los que no conoces el destinatario.
- No te suscribas a servicios dudosos: Y que los empleados no lo hagan tampoco. En ocasiones, al navegar por la red, tenemos la tentación de dar la dirección de correo para un concurso, un sorteo o recibir información de una marca, pero muchas veces son reclamos usados por ladrones de datos para enviar emails maliciosos.
El correo de empresas en la red es una herramienta muy útil a la que sacan partido millones de compañías y particulares en todo el mundo, pero para poder utilizarlo sin preocupaciones es necesario que conozcas los peligros de la red e intentes evitarlos, por eso en este post te hemos dado una serie de consejos que son muy sencillos de aplicar.
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