En otras ocasiones ya te hemos hablado de las ventajas de usar un sistema de voz IP, una herramienta que utiliza la red para enviar datos y voz y que es utilizado por muchas empresas y particulares como sustituto de la telefonía convencional. Estos son algunos de sus beneficios.
Ventajas de usar un sistema de voz IP
Las empresas que se pasan a este tipo de servicio tienen unas necesidades concretas a la hora de comunicarse, por eso buscan reducir costes y mejorar la eficiencia. Esto es lo que ofrece un sistema de este tipo:
- Reduce costes con respecto a la tecnología telefónica convencional, porque usa la red como transmisor de la información y permite incluso la facturación por segundos.
- Permite combinar voz y datos, lo que supone un valor añadido a la gestión de la información en tiempo real y agiliza los procesos que llevan a cabo los empleados.
- Aumenta la conectividad entre departamentos al almacenar la información en un servidor conjunto y reduce tiempo y esfuerzo en el intercambio de información.
Como ves, los beneficios de instalar un servicio de este tipo en una empresa con claros, pero antes de hacerlo hay que tener muy claras las necesidades de la empresa y los costes ocultos que puede acarrear su adquisición.
Aspectos a tener en cuenta al instalar un sistema de voz de este tipo
Como te hemos dicho, antes de nada debes asegurarte de que las necesidades de tu empresa lo convierten en un activo rentable. Si desde tu compañía se realizan y reciben muchas llamadas diarias o si trabajas combinando este servicio con la recogida de datos puede ser una buena alternativa no solo a la hora de reducir costes, sino también para agilizar los procesos. Sin embargo, has de tener en cuenta una serie de factores.
- Requiere una inversión inicial alta: Tanto en hardware como en software, y una adecuación a las necesidades concretas de la empresa que hace que no esté disponible para todas las empresas. Antes, debe realizarse un estudio del retorno de la inversión para conocer la rentabilidad del proceso.
- Debe personalizarse en función de lo que necesita la empresa: Eso quiere decir que la instalación y puesta a punto puede prolongarse e incluir costes no previstos, aunque servirá para conseguir los mejores resultados.
- Necesita de un mantenimiento periódico: Que puede llevarse a cabo por la empresa proveedora o por el departamento de informática, sobre todo en cuestiones de software. También requerirá ajustes cuando se presente algún tipo de problema o avería.
- Inversión en formación: Los empleados deben saber utilizar el sistema, por lo que la empresa debe invertir en formar a los trabajadores para que puedan ponerse a trabajar cuanto antes.
- Problemas técnicos: Cuando se presenta un imprevisto de algún tipo, puede suponer un daño importante en el proceso de trabajo, ya que no solo nos exponemos a la pérdida de información importante, sino que al estar conectados a una misma red el daño se producirá en todos los equipos. Es por ello que la compañía debe poner en marcha un protocolo de actuación que reduzca al máximo el daño en estos casos.
- Pagos mensuales: Hay que prever los gastos que derivan de la conexión al servicio dentro del presupuesto anual de la empresa.
Aunque los sistemas de llamadas por IP son un instrumento muy útil para muchos negocios, hay que tener en cuenta una serie de gastos que derivan de su utilización. De esta forma, hay que hacer un balance y estudiar el retorno de la inversión antes de adquirir una herramienta como esta.
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