Las centralitas virtuales en la empresa

Una buena atención telefónica es clave a la hora de conservar y fidelizar a los clientes y proveedores de una empresa. Para gestionar de manera eficaz las llamadas, resulta indispensable contar con una centralita que organice las diferentes líneas de teléfono. Una manera muy económica y flexible de resolver esta necesidad son las centralitas virtuales.

Las centralitas telefónicas IP o centralitas virtuales son una solución de telefonía por internet que permite unificar varios puestos de teléfono o extensiones, formando una única red con facilidades comunes (plan de números, desvíos, transferencias, menús…). Frente a las centralitas físicas tradicionales, las centralitas virtuales suponen un gran ahorro de compra y mantenimiento, ya que las primeras requieren una inversión inicial costosa en aparatos y además estos necesitan ser renovados cada cierto tiempo. Las centralitas virtuales se alojan en la nube, por lo que son mucho más sencillas de controlar y no requieren una inversión inicial. En su lugar, los diferentes proveedores suelen ofrecer una tarifa plana mensual.

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¿Qué puedo hacer con las centralitas virtuales?

Las centralitas virtuales ofrecen un gran número de posibles servicios para la empresa. Estos son solo algunos ejemplos:

Centralizar las comunicaciones. Las centralitas virtuales permiten configurar múltiples líneas de entrada y acceder a diferentes secciones, departamentos y sedes de la empresa a través de un solo número, a la vez que mantienen la opción de marcar directamente el número de extensión deseado.
Realizar y recibir varias llamadas de manera simultánea, optimizando el sistema para que las extensiones desocupadas se ocupen de las llamadas entrantes.
Desviar automáticamente las llamadas y hacer transferencias entre líneas mediante marcación corta.
Buzón de voz. Cuando la empresa está fuera de horario laboral o todos los operadores están ocupados, se le ofrece al usuario la posibilidad de dejar un mensaje. En función de los proveedores, se puede consultar el buzón desde cualquier lugar a través de un portal de voz o incluso recibir los mensajes vía email en formato mp3.
Recibir llamadas desde cualquier lugar. Las centralitas virtuales no requieren presencia física en un lugar concreto para recibir o emitir llamadas, ya que permiten que los teléfonos móviles y los fijos ubicados en cualquier lugar se utilicen como extensiones. Se trata de una solución ideal para unificar la telefonía entre diferentes sedes de la empresa o gestionar llamadas en itinerancia.
Menús personalizados. Para dirigir cada llamada entrante a la persona correcta, es posible crear un menú y submenús personalizados para dar cobertura a las necesidades de cada empresa, mediante mensajes del tipo «si desea hablar con Administración, pulse 1…». Esto supone un gran ahorro de tiempo en gestiones para la empresa. La personalización del menú llega incluso a los saludos y las músicas de espera.
Llamadas internas gratuitas. Las llamadas entre las diferentes extensiones de una centralita virtual suelen ser gratuitas, lo que permite conectar departamentos, delegaciones y teletrabajadores a coste cero para la empresa.
Control unificado de las llamadas. A través del panel de control virtual de la centralita se hace posible acceder a un registro unificado de todas las llamadas emitidas y recibidas de la empresa.
Gestión de las llamadas por horarios. Las centralitas virtuales pueden configurarse para que se comporten de maneras distintas en diferentes horarios. Por ejemplo, los usuarios pueden acceder a menús distintos en fin de semana u horarios no laborales.