Tan importante como realizar operaciones de venta es la seguridad de estas mismas operaciones. Los
informes comerciales se utilizan para recoger y entender información relativa a la solvencia, crédito y liquidez de una empresa con el objetivo de poder vender a sus clientes de forma segura y poder captar nuevos clientes sin caer en riesgo de impagos. Del mismo modo, estos informes pueden utilizarse para evaluar a proveedores y clientes.
La redacción de informes es una tarea específica que tiene unos requerimientos, una tipología y una estructura. Podemos definir dos tipos de informes:
Informe oral. Cuando hablamos de un informe oral hablamos de la exposición resumida de los datos de forma hablada ante un auditorio. Su objetivo es facilitar el conocimiento claro y preciso de los datos más relevantes que deben conocer los miembros de la empresa. El tono debe ser neutral y objetivo y debe centrarse en los datos más destacados. La precisión aquí e clave. El informe se estructura en 3 partes:
- Introducción. Presentación de la temática principal del informe
- Exposición ordenada de los datos del informe
- Conclusión. Se resume todo lo expuesto destacando los puntos más relevantes
Informe escrito. Este modelo de informe es más completo en el que se expone de manera precisa los datos fruto de una investigación. Un informe comercial se clasificaría como un informe práctico, el cual resume por ejemplo una investigación o el resultado de una encuesta. Todo informe comercial debe reunir una serie de características. La primera de tiene que ser la objetividad. Un informe comercial debe estar siempre basado en cifras y datos que den tendencias claras.
En ese sentido, es necesario que sea conciso. El informe debe aportar aquellos datos que sean necesarios y no aportar información redundante y que no ayuda al a los objetivos del informe. La veracidad se consigue a través del uso de una terminología profesional y específica. En un informe comercial, el lenguaje ha contener lenguaje económico, de marketing y empresarial.
Los informes escritos tiene una estructura similar a la de los informes orales, si bien en estos la abundancia y precisión de los datos y de la información es mayor. En definitiva, la estructura se adapta a las especificidades del soporte. Así, tenemos una introducción en la que se exponen la temática del informe, sus objetivos y motivaciones además de los elementos más importantes. La fase de desarrollo es aquella en la que se exponen todos los datos, siempre de forma ordenada y volviendo a recuperar los puntos más destacados. Finalmente, las conclusiones nos presentan la evaluación final y las acciones a tomar a partir de los datos analizados. Los
informes comerciales se apoyan en información escrita además de información visual como gráficos e infografías.
La elaboración de
informes comerciales ha evolucionado y mucho. Uno de los factores determinantes en esta evolución fue la irrupción de los software CRM, que permiten la captación, tratamiento e interpretación de toda la información del departamento comercial de una empresa de forma automatizada, rápida, ordenada y efectiva. Todo con el objetivo de conocer más mejor al cliente para poder llegar a él a través de los productos y servicios propios.
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