Ventajas de las centralitas virtuales programables
Durante mucho tiempo, la única manera de centralizar la comunicación telefónica de una empresa era recurrir a una centralita telefónica clásica. Este tipo de soluciones requieren un alto coste de instalación de aparatos, sustitución y mantenimiento. Además, tan solo realizan tareas básicas y sus funciones son difíciles de modificar.
Por suerte, hoy en día podemos recurrir a las centralitas telefónicas IP o centralitas virtuales programables, que ofrecen una gran versatilidad y flexibilidad a la hora de adaptarse a las necesidades de comunicación de la empresa. Una centralita virtual es una solución de telefonía por Internet que permite crear una red única con funciones comunes para todos los teléfonos fijos y móviles de la empresa. Este tipo de centralitas se alojan en la nube, por lo que su precio es notablemente menor; en lugar de tener que asumir un coste de instalación inicial más el mantenimiento posterior, las empresas pueden usar centralitas virtuales pagando solo una tarifa mensual por uso.
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¿Qué ventajas tienen las centralitas virtuales programables?
Las centralitas virtuales programables permiten configurar todas las tareas propias de una centralita telefónica con rapidez y versatilidad. Estas son solo algunas de sus posibilidades:
- Agrupar y reagrupar las diferentes extensiones de la empresa según las necesidades del momento.
- Enviar las llamadas de una extensión a otra, ya sea mediante el desvío de llamadas automático o mediante paso entre extensiones con marcación corta.
- Programar rutas de entrada y salida de llamadas. Por ejemplo, una misma ruta de entrada puede dar acceso a varias secciones, departamentos o sedes conservando al mismo tiempo la posibilidad de acceder a una extensión concreta marcando el número deseado.
- Crear calendarios programables por franjas horarias, días de la semana, festivos… Así, el cliente que llama a la empresa se encontrará con un menú diferente si llama en horario laborable o fuera de él. También es posible programar avisos para campañas concretas que tengan una duración limitada (por ejemplo, la época de la Declaración de la Renta en una gestoría o las Navidades en una tienda de regalos).
- Crear menús personalizados para cada situación, con diferentes opciones de menús y submenús del tipo «Para hablar con el Departamento de Incidencias, pulse 1». La personalización a la hora de programar los menús es muy elevada, ya que permite escoger incluso los saludos y músicas de espera.
- Hacer cambios en la programación de la centralita con la máxima facilidad. Frente al proceso más laborioso de las centralitas clásicas, las centralitas virtuales ofrecen la posibilidad de hacer cambios de manera muy rápida cuando es necesario. Así, los procesos de alta o baja de teléfonos y extensiones, la incorporación de departamentos nuevos a la centralita, los cambios de horarios de atención al cliente y otros procesos similares se llevan a cabo de manera mucho más eficiente.
En conclusión, las centralitas virtuales programables suponen un coste menor que las soluciones tradicionales y permiten agilizar la atención telefónica de la empresa, lo que redunda en una mejor imagen de marca y en mayor satisfacción y fidelización de los clientes.
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