Google es una de las pocas empresas que tienen suficiente valor y potencia como para tratar de imponerse a través de un nuevo servicio a una tendencia de mercado. Es lo que hizo la compañía cuando estrenó Google Apps Sync, que se beneficia del entorno en nube de la empresa para convertirse en una alternativa de correo a Microsoft Exchange. Son muchas las empresas que ya utilizan esta tecnología y que se han beneficiado de importantes ventajas gracias a ello, algo a lo que los técnicos y directores TI ya se han acostumbrado.
¿Qué es Google Apps Sync?
Con este complemento lo que proporciona Google es la posibilidad de que los usuarios puedan seguir utilizando en sus puestos de trabajo Microsoft Outlook, pero utilizando el servicio de Google. Esto significa que no hay que abandonar el entorno de Outlook, pero lo que sí cambia es el canal a través del cual se usa, utilizando para ello Google Apps. El aspecto positivo de esto, y lo que ayuda a que el método sea eficaz en cualquier tipo de empresa, es que se crea una interacción absoluta entre Outlook y Google Apps. Esto significa que los usuarios ven cómo se sincronizan sus perfiles para beneficiarse de un resultado integrado en calendario, contactos e información de la cuenta de correo. De esta manera no hay de qué preocuparse en cuanto a repetir procesos de configuración o hacer volcados de contactos, algo que siempre suele ser molesto y dar quebraderos de cabeza.
Todos los complementos relacionados se sincronizan y se combinan. En el caso de Notas de Outlook, se crea el vínculo con Documentos de Google. Lo mismo ocurre con otras de las características, como el bloque de Tareas de Gmail y Outlook. Respecto al copiado de contactos, la información que se traslada va más allá de lo superficial y también tiene en cuenta los grupos que se hayan creado. El aspecto interesante y lo que proporciona un punto añadido de calidad y confianza a los administradores es que el proceso de sincronización es constante. Utiliza baremos de tiempo muy reducidos que ayudan a que no se produzca ningún tipo de altercado. Lo más importante: la administración del correo electrónico, tiene un periodo de sincronización minuto a minuto. Esto significa que es virtualmente imposible encontrarse con un problema al respecto. Esta ausencia de problemas también ocurre con el calendario, puesto que se sincroniza cada 10 minutos o cuando se crean o reciben invitaciones a nuevos eventos. El periodo de sincronización de los contactos se realiza en periodos de 20 minutos y las listas de direcciones se refrescan una vez al día. Son periodos muy ajustados con los que hay total seguridad de que no se sufrirá ningún tipo de obstáculo en la empresa.
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¿Cómo preparar la instalación en la empresa?
Una vez tomada la decisión de proporcionar el servicio de Google Apps Sync a los miembros de nuestro equipo, es importante seguir unos pasos para realizar la instalación. Lo primero es comprobar la compatibilidad de sistema operativo con los ordenadores de la oficina. Es necesario tener en cuenta que son compatibles las siguientes versiones de Windows: 7, 8, Vista SP1, XP SP3 y 10. Se incluyen diversas configuraciones de 32 y 64 bits dependiendo de cada uno de los casos, pero se proporciona un amplio soporte para que todos los administradores puedan realizar la instalación sin complicaciones. Eso sí, y a la vista de que es una tendencia en algunas empresas, no hay que olvidar que Google Apps Sync no está disponible para equipos Mac, solo en PC.
En relación a Microsoft Outlook las versiones compatibles son 2007 con Office SP2, 2007 con Office SP1, 2003 con Office SP3, 2010, 2013 y 2016, también en este caso en versiones de 32 y 64 bits. De tener algún usuario que disponga de una versión precedente tendrá que actualizar a una más reciente para poder disfrutar de las ventajas de este servicio de Google.
Antes de comenzar la instalación los administradores solo tendrán que comprobar otras dos cosas. Por un lado, que se ha abierto el puerto 443 en Outlook.exe y ProfileEditor.exe. Esto tiene que estar presente en todos los ordenadores que vayan a instalar el servicio. Por otro lado, que los usuarios han recibido permisos con los que gestionar la administración local de sus equipos.
¿Cómo instalar el servicio?
Como se indica, la instalación es individual para todos los equipos, por lo que el proceso se debe repetir cada vez. Es recomendable transmitir unas instrucciones a los empleados y que de manera simultánea vayan realizando la instalación mientras esta se supervisa de forma generalizada. Uno de los métodos más rápidos para realizar la instalación es mediante descarga en cada equipo desde Google. El otro método implica enviar un archivo de extensión .msi a cada usuario para que lo ejecuten en sus ordenadores siguiendo las instrucciones. En ambos casos el resultado es el mismo, por lo que se puede optar por el método que menos dificultad proporcione a los usuarios de la empresa.
A partir de esta instalación la importación será sencilla y se podrá dejar en manos del propio sistema, que actuará para que en poco tiempo el servicio Google Apps Sync esté actuando en la nube de Google para proporcionar el mejor soporte de correo electrónico.
Los beneficios de dos mundos
La configuración de Google Apps Sync para utilizar la nube de Google con la tecnología de Outlook ha dado muchas satisfacciones a aquellos expertos que no estaban dispuestos a quedarse atrás. Con Outlook siempre se ha confiado en una herramienta útil y eficiente, pero que necesita a su alrededor un motor de calidad que le proporcione un rendimiento a la altura de las circunstancias. Es lo que ocurre cuando se empareja con Google Cloud, el momento en el cual los usuarios de la empresa pueden obtener un mejor rendimiento. La nube de Google ha dado muchas alegrías a los usuarios y los directores TI ya saben que pueden confiar en ella para simplificar su día a día. Es por ello que esta combinación une de forma muy adecuada lo mejor de dos mundos.
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