La comunicación a través del soporte online sigue creciendo en importancia, pero las empresas continúan comprobando que disponer de una centralita virtual es imprescindible. Muchas de las comunicaciones se concentran en el teléfono y eso significa tener una buena infraestructura para dar solución a ello. Los especialistas en TI saben que en este sentido el mejor recurso se encuentra en contratar una centralita virtual que opere en nube y que sea capaz de incrementar el rendimiento en todos los aspectos. De esta forma se evitan instalaciones y se dinamiza el uso del sistema para que haya menos oportunidades de tener que encontrarnos con problemas o errores de malfunción.
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¿Qué podemos hacer con un entorno en nube?
Las funciones a las que se da soporte con la contratación de uno de estos servicios en nube son notables. Los usuarios de la empresa pueden acceder de una interfaz mucho más completa y dinámica. Con ella redirigir las llamadas se convierte en un paso totalmente simplificado, siendo posible transmitirlas entre departamentos sin importar el lugar donde se encuentre quien tiene que responder. Otro factor a tener en cuenta es la instalación de locuciones. Con ellas los profesionales pueden dejar grabaciones configuradas que responderán a determinados tipos de llamada. Por ejemplo, es posible configurar respuestas a preguntas habituales para que se pueda ahorrar tiempo, tanto por parte de los empleados como por la de los clientes que necesiten información.
Una de estas centralitas también aporta la oportunidad de personalizar el comportamiento de las respuestas dependiendo de cuál sea el horario en el que se reciba la llamada. Es decir, se podrá definir una regla que haga que las llamadas sean redirigidas al buzón de voz en aquellos casos en los que sean recibidas cuando ya haya terminado el horario de oficina. Esto ayudará a mantener el orden y aligerar el esfuerzo de los trabajadores para que no estén pendientes del teléfono incluso cuando haya terminado su jornada.
Otras de estas fucniones de interés incluyen capacidad para identificar llamadas, grabar conversaciones que puedan resultar necesarias para una consulta posterior o diseñar un sistema de grupo de salto. Esto último significa que las empresas pueden crear parámetros en las que se definan números de suplencia que actuarán recibiendo la llamada en aquel momento en el que el número marcado, por ejemplo, esté ocupado. Todo ello ayudará a ofrecer un mejor servicio a los clientes.
¿Por qué confiar en esta contratación?
La flexibilidad de las funciones que aportan este tipo de centralitas virtuales deriva en que la empresa pueda tener un día a día mucho más eficiente y móvil. No importa dónde nos encontremos o qué esté haciendo el equipo de respuesta, dado que la centralita se ocupará de redirigir las llamadas al lugar donde puedan responderlas. Es una de las ventajas de un entorno en el cual ya no es necesario ocupar posiciones estáticas. Esto hará que la eficiencia sea superior y que los clientes puedan quedar más satisfechos al recibir una respuesta rápida y directa a sus dudas.
Una ventaja clara es no tener límites sobre configuración. La elaboración de una serie de reglas de respuesta que tengan en cuenta absolutamente todas las posibles situaciones ayudará a que nadie se sienta frustrado por no recibir respuesta al llamar a la empresa. En este sentido se pueden utilizar muchas funciones ya comentadas, como es el caso de la grabación de mensajes o de la redirección entre distintos números de teléfono o extensiones. Además, de existir dudas sobre cómo están actuando estos patrones y reglas configuradas, la propia centralita se ocupará de proporcionar estadísticas que ayudarán a saber cómo está actuando el sistema. En base a estos resultados se podrá actuar en consecuencia para implementar cambios que puedan derivar en una mejora del rentimiento telefónico.
Adoptar un sistema en nube se ha instalado como una de las opciones principales en la empresa debido a la facilidad de la gestión y a los muchos recursos que se implementan que anteriormente no estaban presentes. No tiene un coste alto, pero sí es capaz de ofrecer un gran margen de mejora a las empresas que adopten este sistema. Significa derribar muros y aumentar la comodidad para que siempre se pueda ofrecer un gran servicio de respuesta telefónica, algo que es imprescindible para todas las empresas, sean del sector que sean.
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