Gestión de proyectos informáticos en la nube

Como ya hemos visto en otros artículos de este blog, el cloud computing o computación en la nube presenta muchísimas ventajas para las empresas. Entre ellas está el facilitar la gestión de proyectos informáticos y de todo tipo, al hacer que el trabajo en equipo sea más fácil y armónico que nunca.

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Gestión de proyectos informáticos con equipos remotos

Entre las ventajas de la nube se encuentra sin duda el facilitar el teletrabajo. Hoy en día son muchos los lugares de trabajo que cuentan con dispositivos móviles y portátiles «de empresa» que facilitan a sus empleados conectarse y trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Las aplicaciones en la nube facilitan tanto el acceso como la sincronización de tareas en la gestión de proyectos informáticos. Si estás planeando implantar un sistema de trabajo con equipos remotos en tu empresa, toma nota de estos consejos:

El éxito de un equipo remoto comienza por una buena selección de empleados: no todo el mundo está igualmente capacitado para trabajar a distancia, por lo que hay que tener en cuenta las habilidades, aptitudes y situación personal de cada trabajador. Si tu modelo de empresa se basa en el teletrabajo, conviene empezar a tener esto en cuenta desde las primeras fases del proceso de selección de personal.

Define bien las tareas, los procesos y las herramientas. Lo ideal es que cada persona tenga muy claro cuáles son sus responsabilidades y metas, qué pasos debe seguir y qué herramientas debe emplear para alcanzarlas. Aunque un equipo remoto debe contar con canales de comunicación para resolver dudas rápidamente, el proceso será mucho más óptimo si cada trabajador tiene las cosas claras desde el principio.

Establece controles y checklists compartidos. Así, cada empleado se hará responsable de sus tareas y podrá ver el progreso de los demás. Este control puede realizarse mediante una hoja de cálculo en Google Drive o con herramientas más sofisticadas, como Trello (en el próximo apartado).

Define las necesidades de disponibilidad: si el equipo ha de comunicarse entre sí y con sus superiores, necesariamente debe haber una franja horaria en la que todos estén disponibles y conectados. Asegúrate de que este requisito quede bien definido desde el principio, pero ten en cuenta que una de las grandes ventajas del teletrabajo para los empleados es la flexibilidad horaria.

Herramientas para la gestión de proyectos informáticos en la nube

Google Drive: esta aplicación gratuita de Google permite crear y almacenar diferentes tipos de documentos y trabajar en ellos desde diferentes equipos y usuarios. Incluye una función de chat para coordinar el trabajo con mayor facilidad.

Dropbox: uno de los sistemas de almacenamiento online en la nube más populares. Dispone de soluciones tanto gratuitas como de pago (con mayor capacidad de almacenamiento) y permite sincronizar los archivos entre ordenadores, tabletas y móviles.

Trello: un sistema de organización de proyectos con versión online y aplicación móvil. Es ideal para gestionar los proyectos más complejos y organizar las tareas entre diferentes miembros del equipo. Se basa en tablones de proyecto subdivididos en listas. Cada lista contiene una serie de tareas o «cartas» donde se puede ampliar la información sobre el proyecto, añadir imágenes y checklists, comentar y mencionar a otros miembros del equipo y seguir todo el progreso del proyecto.

Videoconferencias: para organizar reuniones sin salir de casa. Las herramientas gratuitas más populares para videoconferencias son Google Hangouts y Skype.

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